TUGAS SOFTSILL 2

• Service transition
• Service transition
• Continual service improvement
• Financial management for it services
• Demand management

a. Service transition adalah tahapan merealisasikan/mengimplementasikan hasil tahapan service design menjadi layanan baru atau modifikasi layanan sebelumnya.

Maksud dari layanan transisi adalah sebagai berikut       :

·         Mengeset ekspetasi dari pihak konsumen mengenai bagaimana memperbarui atau merubah layanan akan membuat perubahan pada bisnis

·         Memungkinkan pelanggan untuk memuluskan pengintegrasian proses dan layanan bisnis mereka.

·         Mengurangi variasi pada prediksi dan kinerja aktual pada layanan saat layanan tersebut di perkenalkan

·         Mengurangi  eror yang dan meminimalisir resiko dari adanya perubahan

·         Memastikan layanan tersebut dapat digunakan pada saat yang diperlukan

Tujuan dari layanan transisi adalah sebagai berikut         :

·         Merencanakan dan mengelola sumber daya untuk memperkenalkan dan mengaktifkan sebuah pembaharuan atau perubahan layanan  dengan lingkungan hidup dalam biaya, kualitas dan waktu yang diprediksikan

·         Meminimalkan dampak yang tidak diperkirakan pada jasa produksi , operasi dan dukungan organisasi

·         meningkatkan pelanggan, pengguna dan kepuasan staf manajemen layanan dengan penyebaran layanan baru atau perubahan layanan , termasuk komunikasi , perilisan dokumentasi  , pelatihan dan transfer pengetahuan

·         Meningkatkan penggunaan yang baik dari layanan dan aplikasi yang mendasar  dan

Solusi pada teknologi

·         Memberikan rencana yang jelas dan komprehensif yang memungkinkan keselarasan antara bisnis dan layanan transisi.

b. Service operation

Tujuan dari layanan operasi untuk mengatur dan melakukan kegiatan serta proses yang diperlukan untuk memberikan layanan kepada pengguna bisnis pada tingkat yang disepakati layanan. Selain itu, layanan operasi bertanggung jawab untuk manajemen berkelanjutan dari teknologi (infrastruktur dan aplikasi) yang digunakan untuk menyampaikan dan mendukung layanan.

Layanan Operasi adalah tindakan balancing. Ini bukan hanya soal melaksanakan proses hari ke hari. Ada dinamis ‘perdebatan’ yang berlangsung pada empat tingkat.

Ini dikenal sebagai “Four Balances of Service Operation” :

1.     Internal IT View Versus External Business View

Individu atau tim yang bertanggung jawab untuk menjalankan komponen tertentu mungkin tidak mengerti bagaimana komponen mereka cocok dengan keseluruhan pengiriman layanan tertentu. Jika sebuah organisasi terlalu fokus pada eksternal, ada risiko pejanjian akan dibuat dengan bisnis yang benar – benar tidak tersampaikan karena kurangnya pemahaman tentang bagaimana bagian-bagian konstituen internal yang perlu untuk beroperasi. Sebaliknya, sebuah organisasi yang berfokus terlalu internal cenderung berjuang untuk memahami dan memberikan kebutuhan bisnis.

2. Stability Versus Responsiveness

Perubahan sering menjadi penyebab insiden dan hilangnya ketersediaan, sehingga mungkin tergoda untuk membatasi jumlah perubahan dalam rangka untuk meningkatkan stabilitas layanan. Namun, perubahan akan selalu dibutuhkan untuk menjaga layanan up to date dan untuk mengadopsi kebutuhan perkembangan bisnis.

3. Quality of Service versus Cost of Service

Untuk meningkatkan kualitas layanan IT selagi mengendalikan biaya, tekanan pembiayaan yang intens dapat berujung pada penurunan tingkat dalam layanan dengan lebih banyak kegagalan dalam kurangnya dukungan. Disamping itu organisasi yang kehilangan keseimbangan di sisi lainnya akan banyak membayar untuk layanan yang tidak dapat dibenarkan. Kuncinya adalah mendapatkan hasil di atas modal, meyakinkan bahwa bisnis telah sepenuhnya memahami apa yang akan didapat dan apa yang tidak didapat untuk beberapa jumlah uang dan apa yang didapat jika menghasilkan dana kurang/lebih.

4. Reactive versus proactive

Organisasi yang kelewat proaktif akan memprediksikan beberapa hal akan gagal dan melakukan upaya untuk mencegah situasi. Terlebih lagi organisasi dapat terus-menerus mengganti dan menggunakan perubahan yang tidak perlu. Sebaliknya organisasi yang reaktif akan menghabiskan waktuya “melawan api” dan berurusan dengan situasi yang akan datang dan mereka harus bertindak lebih banyak untuk “mengatasi api” yang mendekat dan menghadapi kegagalan dan masalah.

      c.       Continual Service improvement

Tujuan
perbaikan layanan tujuan berkelanjutan (CSI) bertujuan untuk memberikan nilai bisnis dengan memastikan bahwa implementasi Manajemen Layanan terus memberikan manfaat bisnis yang diinginkan.

SARAN

• Untuk meninjau , menganalisis dan membuat rekomendasi di mana perbaikan dapat dilakukan pada setiap titik sepanjang siklus hidup.

• Untuk meninjau dan menganalisis prestasi tingkat layanan terhadap sasaran .

• Untuk mengidentifikasi dan menerapkan kegiatan individu untuk meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi dan efektivitas proses manajemen pelayanan .

• Untuk meningkatkan efektivitas biaya memberikan layanan TI tanpa mempengaruhi kepuasan pelanggan .

• Untuk menerapkan metode manajemen mutu untuk mendukung perbaikan terus-meneruskegiatan.

CSI harus menjadi tujuan untuk semua orang di dalam organisasi, tetapi kegiatan peningkatan hanya akan terjadi jika dikelola dengan baik. Pemilik bertanggung jawab senior harus diangkat dan mereka harus memiliki otoritas.

d. Financial Management for IT Service, merupakan pengelolaan aktivitas-aktivitas keuangan yang berkaitan dengan TI baik fungsi TI, pengelolaan anggaran, dan pengelolaan biaya. Hasil dari layanan ini adalah: (a) Mengelola biaya-biaya yang muncul dalam divisi TI, (b) Menyajikan laporan transparan kepada manajemen mengenai distribusi biaya-biaya TI, (c) Menyediakan perusahaan dengan pandangan yang akurat dan lengkap terhadap pengeluaran untuk semua sumber daya TI.

e. E. Demand management adalah menentukan transaksi mana saja yang akan direcomendasikan agar data demand dan memastikan keakuratannya. Dari hystorical data demand yang telah terseleksi ini akan digunakan untuk peramalan permintaan dimasa yang akan datang, dan pada akhirnya dapat ditentukan quantity order yang akurat sesuai dengan perhitungan. Proses ini bertujuan untuk memperkecil penyimpangan atas peramalan permintaan yang telah dibuat dengan aktual sales. Aliran dari proses ini disebut Demand Management.

Berikut dua istilah yang bersangkutan dengan proses Demand Management

•    Demand secara urnum adalah jumlah permintaan atas suatu produk (barang atau jasa). Untuk mendapatkan data demand yang lebih akurat, diharuskan menyeleksi lagi permintaan yang telah terjadi. Jadi pengertian demand  adalah semua aktivitas/transaksi permintaan terhadap suatu material yang kemudian dicatat sebagai permintaan yang sebenarnya.

•    Call adalah semua aktivitas/transaksi terhadap setiap kalinya permintaan terhadap suatu material yang kemudian dicatat sebagai permintaan yang sebenarnya.